MEMBANGUN ORGANISASI BISNIS YANG KUAT

 

MEMBANGUN ORGANISASI BISNIS YANG KUAT

Oleh :

Achmad Rosyad, SP, MM (KANGAHRO.COM)

Widyaiswara Muda KUKM Jawa Barat

 

 

 

 BAGAIMANA CARA MEMBANGUN ORGANISASI YANG KUAT ?

 

1. BERORIENTASI PADA HASIL 

Produktivitas seseorang atau organisasi terlihat dari hasil-hasil kerja yang mereka lakukan. Hasil-hasil ini tentunya adalah hasil-hasil kerja positif. Banyak terjadi hari ini organisasi yang ada hanya banyak melakukan pekerjaan namun sedikit dalam output kerja mereka. Mungkin sebagian dari kita masih berorientasi pada proses. Ada jargon yang sering kita dengar bahwa, “yang paling penting adalah prosesnya, hasil itu ngikut sendiri.” Jargon ini ada benarnya dan tidak selamanya benar. Memang kita harus memperhatikan proses dari pekerjaan kita, proses yang salah akan mempengaruhi hasil. Namun, melulu menikmati proses juga bukan pekerjaan yang produktif. Tetap ada target-target output dari pekerjaan yang kita lakukan. Tetap ada target-target pencapaian waktu penyesaian pekerjaan. 

Kehidupan yang dinamis saat ini memaksa kita dan organisasi kita untuk cepat merespon apa-apa yang terjadi di lingkungan kita. Keterlambatan respon atas kejadian-kejadian di sekeliling kita akan menyebabkan organisasi kita semakin tertinggal dan ditinggalkan. Ingat bahwa waktu tidak pernah menunggu. 

Kita harus mengubah pola pikir kita yang tadinya ‘baru’ berorientasi pada proses menjadi orientasi kepada hasil kerja. Hal ini dilakukan bukan berarti menghalalkan segala cara untuk mencapai semua target yang telah kita canangkan. Namun tetap memperhatikan input dari proses dan proses itu sendiri. Hanya saja, proses yang kita lakukan dipaksa (kalau boleh begitu bahasanya) untuk mencapai target output dan target waktu yang telah ditetapkan di awal. Kegiatan ‘memaksa’ di sini dapat dipandang sebagai upaya-upaya seperti memperbaiki kualitas input, memperbaiki kualitas proses pengerjaan dan perbaikan-perbaikan lainnya. Hal ini semata-mata dilakukan untuk mengikuti cepatnya gerak langkah lingkungan tempat kita tinggal saat ini. 

2. JANGAN MENYEPELEKAN DATA 

Informasi adalah salah satu input dalam proses pengembangan pribadi atau organisasi. Informasi yang bertebaran di sekeliling kita adalah makanan yang harus di konsumsi demi meningkatkan daya saing organisasi. Orang-orang yang ketinggalan informasi dengan sendirinya akan tercecer dari persaingan global. 

Data adalah penyusun informasi itu sendiri. Dari data yang akurat maka akan didapatkan atau dihasilkan informasi yang akurat. Terutama bagi organisasi Bisnis, data adalah makanan yang harus selalu dikumpulkan dan dimakan. Dari data ini keluarlah strategi-strategi untuk memenangkan persaingan. 

 

3. PEKERJAKAN ORANG-ORANG CERDAS 

Meletakkan orang-orang cerdas di posisinya adalah cara yang paling efektif dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Banyak organisasi yang gagal beroperasi karena diisi oleh orang-orang yang tidak memiliki kemampuan di bidang tersebut. Untuk itu di awal sangat penting bagi organisasi untuk melakukan seleksi yang ketat dalam menempatkan orang-orang yang bekerja dalam organisasi. 

Selain itu, orang-orang yang cerdas akan memiliki energi yang jauh lebih besar dibandingkan orang orang biasa di sekelilingnya. Akan ada selalu diskusi yang hangat ketika kita sedang membahas sebuah masalah. Akan banyak ide-ide bermunculan saat mencari solusi atas masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi. Dan satu lagi, orang-orang cerdas akan sangat mudah untuk beradaptasi dengan lingkungan yang senantiasa berubah. Mereka akan mudah untuk terus belajar dan belajar menghadapi tuntutan perubahan lingkungan. 

 

 

 

 

 

4. BANGUN LOYALITAS ORANG-ORANG ANDA 

Organisasi akan maju jika diisi (selain orang cerdas) oleh orang-orang yang loyal. Namun, membangun loyalitas adalah sebuah pekerjaan yang sulit dan memakan waktu yang tidak sebentar. Dengan menerapkan trik ini, anda akan dapat membangun loyalitas orang-orang anda. Langkah yang harus anda ambil hanya satu, yaitu : Anda harus menunjukkan loyalitas anda kepada orang-orang anda. Bagaimana caranya? Caranya adalah hargailah keberadaan mereka, jangan menganggap diri kita lebih baik dan lebih tinggi dibandingkan mereka. Pandanglah mereka sebagai rekan kerja. 

Tindakan nyatanya adalah sering-sering ajak bawahan anda untuk makan bersama, olahraga bersama atau kalau perlu anda ajak ke rumah, ajak menginap dan makan di rumah anda. Dengan demikian mereka akan merasa sangat dihargai dan mereka akan balik menghargai anda sebagaimana yang anda lakukan padanya. 

 

5. CIPTAKAN SUASANA KERJA YANG DINAMIS 

Pada dasarnya, manusia itu senang dengan kehidupan yang menantang dan dinamis. Jika kita membaca ulang sejarah kehidupan kita, kita akan menemui sebuah fakta bahwa sejak masih berbentuk sel sperma, kita telah berkompetisi untuk mendapatkan satu tempat di dunia ini. Dan kita membuktikan bahwa kita berhasil untuk hadir di dunia. Namun, saat kita terlahir, iklim kompetisi itu terasa terus berkurang. 

Sama ketika kita melakukan kerja-kerja di organisasi, ketika iklim kompetisi (yang positif tentunya) itu hadir di tengah-tengah organisasi, setiap anggota organisasi akan berusaha untuk ikut ambil bagian. Untuk membuktikan ini, anda perlu menguji cobakan teori ini.

 

6. BANGUN JARINGAN 

Jaringan kerja adalah penguat eksistensi kita. Sekuat apapun modal dan fisik kita, jika kita kerja sendiri, maka hanya kehancuran yang akan kita temui. Beton, dinding itu kuat karena ada jaringan antara pasir, semen, air, batu, besi dan batu bata. Jika saja air tidak hadir maka tidak akan ada bangunan yang berdiri. Begitu juga saat kita membangun sebuah tim atau organisasi. 

Inilah enam bagian yang dapat kita lakukan guna menciptakan organisasi yang tangguh. Keenam ini adalah bagian kecil dari berbagai tips untuk membangun sebuah organisasi yang kuat. Yang 
perlu dilakukan saat ini adalah segera mengambil tindakan nyata guna mewujudkan apa-apa yang  kita cita-citakan.

   

BAGAIMANA MEMBANGUN STRUKTUR ORGANISASI DALAAM BISNIS BARU

Ketika  merencanakan suatu bisnis atau peluang usaha baru, seringkali berkutat pada bagaimana visi, misi atau struktur yang paling tepat. Bisa jadi usaha belum jalan, namun sudah terlalu memikirkan strategi manajemen yang kompleks dalam perencanaan usaha baru tersebut. Walhasil, bukannya usaha tersebut jalan, malah terjebak pada analisa perhitungan yang kompleks, disain organisasi birokratis dan akhirnyapun bisa ditebak, usaha yang direncanakan berjalan mandeg.

Padahal, bila ingin memulai suatu usaha atau bisnis baru, yang terpenting tidak hanya struktur, visi/misi, analisa kekuatan pasar, market intelligence, ROI. B/C Ratio , dll. Yang penting Lagi adalah rencana bisnis itu jalan dulu, dengan rencana yang tepat dan sesuai kondisi ada. Artinya yang menjadi perhatian adalah agar usaha produk atau jasa yang diberikan harus bisa laku / terjual di pasar. Itulah yang utama. Dalam arti lain, harus mengetahui komponen atau bagian yang diperlukan oleh perusahaan baru ini, agar produk atau jasa yang diberikan bisa laku di pasaran.

Lantas, bagian atau komponen apa yang mesti diperhatikan bagi pemula bisnis baru? Berikut adalah komponen organisasi harus menjadi perhatian utama :

Pertama : bagian yang menghasilkan uang. Ini adalah bagian yang terkait dengan produksi, pemasaran/maupun penjualan produk atau jasa yang diberikan. Seringkali usaha/bisnis baru bangkrut karena bagian pemasaran atau penjualannya lemah. Tugas bagian ini adalah melakukan riset peluang pasar , mencari klien yang prospektif, menentukan lokasi penjualan, sampai mendapatkan klien yang mau membeli produk/jasa yang diberikan. Dibagian ini termasuk juga unit produksi, jika memang produk yang diberikan merupakan produksi sendiri. Disatukan dalam satu bagian, agar produksi dapat mengerti jika permintaan pasar/penjualan meningkat, dapat mengetahui cara meningkatkan produksi yang efektif dan efisien.

Kedua : bagian pendukung. Ini adalah bagian yang mengelola administrasi, penagihan ke klien, pembuatan dokumen penagihan, pengaturan kas keuangan, pembayaran gaji. Termasuk hal-hal lainnya seperti pengurusan perijinan, perpajakan dll. Semua hal yang tidak terkait pada bagian pertama diatas, dimasukkan ke dalam bagian ini.

Masing-masing bagian tersebut, cukup dipimpin oleh satu orang. Sedangkan jumlah orang di masing-masing bagian, tergantung besarnya kapasitas produksi, luasnya pemasaran dan kompleksitas administrasi. Sebagai patokan, jangan sampai biaya yang dikeluarkan untuk membayar bagian pendukung lebih besar daripada bagian yang menghasilkan uang.

Untuk merangkai ke dua bagian tersebut, maka diperlukan struktur organisasi yang tepat. Posisi di masing-masing bagian dibuat fleksibel, dimana tidak perlu ada pemisahan antara pemasaran dan penjualan dahulu, kemudian perlu ada posisi yang serba bisa dan generalis, sehingga memudahkan bila ada tugas-tugas yang sifatnya temporer. Uraian pekerjaan cukup dibuat sesederhana mungkin, yang hanya memuat tanggungjawab utama, serta sasaran yang harus dicapai.

Dengan demikian, perusahaan baru sebaiknya cukup memfokuskan diri pada dua fungsi dasar diatas. Sejalan dengan perkembangan, pertumbuhan dan perluasan kapasitas, jika dirasa perlu dapat melakukan reorganisasi dan restrukturisasi agar tercapai tujuan perusahaan. Hendaknya diingat, bahwa yang menentukan pertumbuhan perusahaan kecil/baru tetap bertahap dan survive adalah adaptibilitas serta fleksibilitas organisasinya. Karena itu, pertahankan agar struktur organisasi tetap fleksibel, dapat beradaptasi, serta mampu mendukung perubahan yang ada.

 

CARA MEMBUAT ORGANISASI YANG BAIK

Tujuan dari tulisan ini adalah agar kita dapat memahami arti organisasi sebenarnya dan kita juga dapat mempelajari struktur-struktur organisasi yang baik, di sini juga menjelaskan bagaimana cara membuat dan membangun sebuah organisasi yang baik.

Masalah Yang Sering Terjadi

Dalam  membangun suatu organisasi hal yang paling utama adalah adanya loyalitas. Seberapa orang atau cari orang yang mempunyai tingkat militansinya tinggi.
Suatu organisasi akan terus maju bila ada orang yang bekerja sama di dalamnya secara kompak. Mereka yang memiliki kemampuan yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama. Mereka loyal terhadap organisasi dan Sang Founding Father yang memimpinnya. Dengan hanya beberapa orang saja yang loyal suatu organisasi akan selalu ada dan terus maju.

Keragaman kemampuan menjadi modal selanjutnya untuk terus membangun organisasi lebih maju lagi. Bagi seorang pemimpin sudah menjadi tugasnya dalam mengetahui dan memilah-milah kemampuan anggotanya sehingga dapat menempatkan para anggotanya sesuai dengan keahlian masing-masing.
Melihat orang Indonesia yang cenderung humoris jangan buat suatu organisasi yang kita pimpin terlalu seurius sehingga suasana organisasi terlihat mencekam, para anggota menjadi merasa tertekan akan aturan-aturan yang berlaku. Buatlah santai, seakan-akan para anggota tidak merasa sedang berorganisasi. Artinya para anggota tidak merasa disibukan oleh organisasi yang sedang dijalaninya.

Organisasi yang mengalir akan membuat para anggotanya merasa senang karena mereka hanya di tuntut kesediannya dalam membangun suatu organisasi sesuai dengan keadaan hati mereka. Tidak ada paksaan, sehingga mereka dapat dengan ikhlas menjalaninya.

Sebagai seorang pemimpin (Founding Father) harus mampu membangun suatu organisasi yang berasal dari hati nurani. Sehingga keikhlasan selalu menyertainya dan dengan sendirinya para anggota akan sadar akan kedudukannya masing-masing yang telah di embankan oleh seorang pemimpin. Selanjutnya tugas, fungsi dan peran mereka akan di jalaninya tanpa harus ada perintah yang bersifat memaksa.
Dengan begitu kita dapat menyimpulkan beberapa tahap yang harus di lakukan dalam membangun suatu organisasi. Dimulai dari adanya loyalitas, pembagian tugas yang sesuai dengan kemampuannya masing-masing dan menjalani organisasi secara santai (tidak ada paksaan) dengan harapan suatu organisasi bisa dapat di bangun berdasarkan keikhlasan dari para anggotanya. Kemudian peliharalah dengan baik organisasi itu dan semoga sukses.

                     

BEBERAPA HAL YANG MEMBUAT ORGANISASI BERHASIL

 

1.   Harus dimiliki suatu organisasi adalah nilai dan visi, nilai dan visi adalah suatu tujuan yang akan digunakan sebagai target yang harus dicapai oleh suatu organisasi. Jika nilai organisasi tidak ada maka organisasi itu akan rusak, karna tidak memiliki tujuan yang jelas.

 

    2.   Misi , misi adalah hal-hal yang harus di lakukan untuk mencapai suatu visI         (tujuan ). Tanpa ada misi yang jelas maka visi tidak akan  pernah tercapai,             maka dari itu visi dan misi sangat berkaitan satu sama lain. Jika tidak                     memiliki misi maka organisasi tidak akan pernah mencapai visi yang                 diinginkan.

3.   Aturan, aturan adalah batasan-batasan yang harus dimiliki organisasi. Jika suatu organisasi memiliki aturan yang jelas maka bisa terjadi penyimpangan yg dapat merugikan

 

4.   Profesionalisme, profesionalisme adalah bagaimana cara organisasi itu bertindak

 

5.   Insentif, insentif adalah bonus atau hadiah.

 

6. Sumber daya, Jika suatu organisasi kehilangan sumber daya maka organisasi tersebut tidak akan bisa bergerak dengan baik.

 

7.   Rencana Kerja, rencana kerja merupakan susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi